4 méthodes très différentes pour gérer les manuels scolaires

4 méthodes très différentes pour optimiser selon vos ressources la gestion du prêt ou de la location des manuels scolaires

Propre à chaque établissement, le choix des modalités de gestion des manuels est le résultat d’un débat entre tous les acteurs et d’un arbitrage selon les ressources et les enjeux de l’établissement.

Les études ont démontré que la mise en place d’un système de prêt ou de location centralisé (par l’établissement ou une association) était la solution la moins coûteuse au niveau macroéconomique. Cela permet de limiter les quantités de manuels achetés chaque année dans un établissement, et réduit donc l’impact financier sur les familles. Bien géré, un tel système peut même dégager un bénéfice, qu’il est ensuite possible de réinvestir dans les activités de l’établissement.

Distribution, attribution, application de pénalités sont autant de paramètres à prendre en compte pour gérer efficacement le prêt des manuels. Zoom sur les solutions existantes pour choisir votre solution la plus adaptée pour gérer le prêt du manuel scolaire, qu’il soit à titre gratuit ou payant…

  1. La solution « à la main »

Comment ça marche ?
Etape 1 >
 Créer une fiche Bristol en renseignant la liste des livres et celle des élèves au format A4 ou A3, que vous rangerez dans un classeur.
Etape 2 > Définir une grille dans un tableau avec le nom des élèves en ligne et le nom des livres, par matières, classés en colonnes.

Les avantages
– Facile d’utilisation : ne demande qu’une formation minimale pour les collaborateurs impliqués dans la gestion (attribution, restitution et suivi du prêt du manuel).
– Peu coûteux : ne nécessite pas d’ordinateur, de maintenance, d’électricité.

Les inconvénients
– Risque de perte : égarer le classeur, des feuilles…
– Risque de vols : dans le cas où l’on ne numérote pas les manuels, il subsiste un risque d’échanges / vols de manuels entre élèves.
– Le temps : si les manuels sont numérotés, le report des références dans le tableau prend du temps au moment de la distribution.

  1. La solution « Excel »

Comment ça marche ?
> Il s’agit de la solution « à la main » qui est reportée dans un tableau sous le format d’un classeur numérique sur Excel.

Les avantages
– 
Dématérialisé : moins de risque de perte de document.
– Accès permanent : plusieurs personnes peuvent avoir le fichier sous les yeux en même temps et il est possible de le centraliser, de le partager notamment grâce à un compte Google Drive, ou Dropbox.

Les inconvénients
– Possibilité de perte des données 
: il faut juste penser à sauvegarder votre fichier Excel, au risque de perdre ses données.
– 
Nécessite d’avoir un ordinateur à disposition 

  1. La solution via un logiciel

Comment ça marche ? 
Etape 1 > Choisir un logiciel existant ou en faire développer un propre à l’établissement.
Etape 2 > Coller les étiquettes avec un code barre sur les manuels.
Etape 3 > Scanner ou intégrer le numéro des étiquettes dans le logiciel, pour permettre des distributions et restitutions numérisées.

Les avantages
– 
Sur-mesure : possibilité de choisir la solution la plus adaptée à son établissement, surtout dans le cas d’un développement de logiciel en interne.
– Gain de temps : les attributions, restitutions, émissions de pénalités pour les ouvrages détériorés, perdus ou rendus en retard sont automatisées.
– Sécurité : possibilité d’instaurer des codes d’accès au logiciel, ou encore des sauvegardes automatiques des données…

Les inconvénients
– Nécessité de formation pour les collaborateurs impliqués : certains logiciels sont  compliqués, il faut savoir et pouvoir former du personnel à l’utilisation de ces outils.
– Installation : il faut prévoir un moment d’installation technique du logiciel choisi et de maintenance, plus la gestion du réseau informatique.

  1. La solution de gestion Web personnalisée 

Comment ça marche ? 
Etape 1 > Choisir une solution de gestion web.
Etape 2 > Les ouvrages neufs et anciens sont présents dans le logiciel grâce au code barre des étiquettes.
Etape 3 > Scanner ou intégrer le numéro des étiquettes dans le logiciel, un livre identifié est attribué personnellement à un élève.
Etape 4 > Passer à l’autre élève, déjà enregistré dans la base pour lui attribuer ses manuels.

Les avantages
– 
Simplicité d’accès 
: une solution accessible depuis tout poste connecté à Internet.
– Pas de nécessité de formation pour les collaborateurs impliqués.
– Gain de temps : par exemple, pour une classe, l’attribution se fait en 30 min
– Flexibilité : possibilité de définir de nombreux critères (pénalités de dégradation, émission de factures aux élèves, courrier aux couleurs de l’établissement etc.).
– Esprit d’équipe : tout ce qui précède permet de fédérer les bonnes volontés autour du manuel scolaire… ce qui n’est pas toujours évident.

Les inconvénients
…et sinon, nous n’en trouvons pas d’autre, sauf peut-être… déchaîner les passions… 😉

 » – Qui va s’occuper du prêt cette année ?!
– Moi !
– Non moi !
– Aaaaah non, ce sera moi ! »