La dématérialisation des processus de commandes

Les procédures d’achats publics en France seront totalement dématérialisées à compter du 1 er octobre 2018.

Outre l’aspect environnemental qui s’inscrit dans l’ère du temps, la dématérialisation permet d’insuffler fluidité, exhaustivité et sécurité dans les procédures d’achats… lorsque les étapes sont définies de façon simple, et que les bons outils sont affectés aux bons acteurs !

1° Dématérialisation des catalogues

Pour tous les matériels scolaires les traditionnels catalogues imprimés comportent des centaines de pages (voire des milliers).  La production de tant d’imprimés papier éphémères, et surtout leur expédition (bien souvent par avion ou transport export) représente un impact carbone encore plus important pour les établissements de l’étranger – certains fabricants ont même fait le choix de ne plus imprimer ces documents pour ne promouvoir leurs produits que par voie dématérialisée.

Les catalogues numériques offrent des fonctionnalités de recherche diverses pour répondre aux habitudes de chacun :

  • Des catalogues feuilletables permettent de reproduire à l’identique les habitudes de recherches sur un catalogue imprimé
  • des moteurs de recherches par intitulés de produit, par mots clés ou référence ;
  • des menus déroulant permettent de catégoriser ses recherches pour identifier des outils de façon exhaustive ;
  • des « facettes » : des filtres qui permettent d’affiner des recherches de façon agile – parfois combinées avec les recherches par intitulés, elles représentent certainement les outils les plus complets

De nombreux sites Web sont à la disposition des enseignants pour consulter les catalogues pour chaque fabricant, éditeur, distributeur… Et il semble important dans un processus de dématérialisation maîtrisé de proposer aux enseignants un environnement harmonisé pour tous les produits dont ils ont besoin : manuels scolaires, livres, fournitures, matériels didactiques divers, manuels numériques, …

2° Dématérialisation de la communication

La définition d’un système pyramidal simple mais précisément défini permet de donner à chaque acteur de la chaîne les accès et outils qui l’aideront dans ses missions : demandeur, contrôleur, validateur des engagements financiers, payeur, superviseur.

Des accès spécifiques à chaque acteur doivent ensuite permettre la traçabilité de l’ensemble du processus. Complétés d’outils de notifications aux moments charnières du processus de commande, ils permettent de faire progresser un processus de commande de façon fluide, sans nécessiter de sur-communication, les informations parvenant à leur destinataire toujours au moment idoine. Il devient ainsi parfaitement simple de confirmer les avancées des demandes, de ne relancer que les retardataires, ou de se transmettre des demandes d’une équipe à l’autre.

A chaque étape l’enregistrement de données de façon dématérialisée permet de suivre en temps réel les progrès de ce processus de plusieurs semaines : paniers, devis en format pdf, détails de commandes article par article, listes de colisage, etc. et de partager entre tous les acteurs les informations dont ils ont besoin.

Pour le ou les superviseur (s)du processus, la dématérialisation doit garantir avec peu d’effort la tenue des délais impartis – condition essentielle pour qu’ensuite le traitement et la livraison des commandes soient exécutées correctement.

Pour les contrôleurs budgétaires la dématérialisation doit permettre un suivi rigoureux en temps réel des prises d’engagements financiers, des décaissements réalisés et à venir, à l’aide de tableaux de bord ad hoc.

Enfin, cette définition fine des accès et moyens d’actions de chaque acteur aura pour conséquence la sécurisation totale de l’ensemble du processus : chacun étant établi dans ses fonctions et droits, c’est la garantie que seuls les personnels habilités exécutent des actions – en particulier valident des engagements financiers.

3° Facturation

L’émission de factures dématérialisées rend elle aussi simple la validation des paiements et leur suivi.

L’émission de factures en format numérique (pdf) permet d’éviter la multiplication de documents papiers, d’archiver aisément, de ré-éditer autant que nécessaire, et bien entendu de réduire les délais et aléas de réceptions par voie postale depuis l’étranger.

Un mot sur la facturation Chorus :

L’ordonnance du 26 juin 2014, relative au développement de la facturation électronique prévoit une obligation de dématérialisation des factures des fournisseurs de la sphère publique (Etat, collectivités territoriales et organismes publics) avec mise à disposition par l’Etat d’une plateforme partagée.

Les administrations et les grandes entreprises sont concernées par cette obligation dès le 1er janvier 2017.

Progressivement, et jusqu’en 2020, toutes les factures émises par les fournisseurs vers la sphère publique devront être ainsi dématérialisées.

Déjà mis en œuvre dans plusieurs pays européens, la dématérialisation permet des gains mutuels pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges. La démarche de dématérialisation des factures peut aussi constituer un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics), ainsi qu’un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image et notoriété).

Lien vers l’article officiel : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/marches-publics-facture-electronique

Ainsi bien plus qu’un effet de mode ou de vernis environnemental, la dématérialisation des processus de commandes recèle un véritable enjeu d’efficience au sein d’un établissement scolaire.

Pour répondre à cet enjeu dans votre établissement, et réfléchir à une mise en place d’un processus dématérialisé simple et efficient, vous pouvez nous contacter !