Le numérique sans contrainte technique

Les familles attendent souvent de l’établissement qu’il leur propose de simplifier leur accès à ces manuels numériques en menant un projet d’envergure : il est possible d’y répondre sans aucune contrainte technique ni pédagogique pour les équipes de votre établissement…

Dans une circulaire du 11 janvier 2008[1], le Ministère de l’Éducation nationale a reconnu que le poids du cartable était une question de santé publique et préconisé que les conseils d’administration des établissements scolaires s’emparent de cette question afin de “diviser le poids du cartable par deux”. Actuellement, le poids moyen du cartable d’un collégien est de l’ordre de 8,5 kg, parmi lesquels les livres scolaires représentent environ 50% – un manuel scolaire pèse en moyenne 800g, parfois bien plus.

Le Ministère estime que le poids maximal d’un cartable pour être confortablement manipulable et sans danger pour la colonne vertébrale devrait être d’environ 10% du poids de l’élève. Or d’après différentes études, le poids moyen du cartable d’un élève de CE1 est de 4 kilos, (soit 16 % du poids du corps), celui d’un élève de sixième de 10 kilos, (33 % ), et celui d’un élève de quatrième 10 kilos (20 %).

Cette problématique inquiète légitimement les parents d’élèves, qui voient dans les projets numériques scolaires une réponse immédiate au problème, les livres dématérialisés  ne pesant que le poids d’une tablette ou d’un ordinateur léger.

Des solutions existent depuis quelques années pour les familles qui souhaitaient acquérir des manuels numériques.

Jusqu’à présent ils devaient rechercher par leurs propres moyens les manuels numériques homothétiques de ceux qu’utilisent leurs enfants en classe sur différentes plates-formes éditoriales ; créer des comptes sur chacune d’entre elle, puis acheter et installer l’ensemble de leurs manuels… Passées ces nombreuses étapes, souvent peu intuitives, chaque élève  pouvait ensuite accéder à ses manuels sur le ou les ordinateurs de la famille, ou via Internet.
Les familles attendent souvent de l’établissement qu’il leur propose de simplifier leur accès à ces manuels numériques en menant un projet d’envergure… Mais ces demandes ne mesurent pas toujours la portée pédagogique d’un tel projet, ni les implications techniques de mise en œuvre !

Désormais il est possible de proposer aux familles un projet numérique très simple à déployer, sans aucune contrainte technique pour l’établissement, grâce à LDE : une plate-forme unique, simple d’utilisation, permet aux familles de retrouver la liste des manuels utilisés dans la classe de leurs enfants, puis de les acquérir et d’accéder à leurs versions numériques.
Les manuels papier restant à l’école, les élèves peuvent travailler à la maison sur des versions numériques :

  • le poids du cartable se retrouve réduit au quotidien
  • Les familles accèdent simplement aux manuels dont elles ont besoin
  • L’établissement peut apporter une réponse aux demandes « numériques » sans aucune contrainte pour ses équipes

LDE prend ainsi à charge toutes les premières contraintes techniques d’un projet numérique scolaire, qui permettra aussi de mesurer les appétences : il y a fort à parier que des enseignants sauront s’approprier progressivement de nouveaux outils qui s’offrent à eux, et que des projets pédagogiques plus avancés émergeront par la suite !

Pour en savoir plus, vous pouvez contacter les équipes LDE !

[1] http://www.education.gouv.fr/bo/2008/3/MENE0701925C.htm

La dématérialisation des processus de commandes

Les procédures d’achats publics en France seront totalement dématérialisées à compter du 1 er octobre 2018.

Outre l’aspect environnemental qui s’inscrit dans l’ère du temps, la dématérialisation permet d’insuffler fluidité, exhaustivité et sécurité dans les procédures d’achats… lorsque les étapes sont définies de façon simple, et que les bons outils sont affectés aux bons acteurs !

1° Dématérialisation des catalogues

Pour tous les matériels scolaires les traditionnels catalogues imprimés comportent des centaines de pages (voire des milliers).  La production de tant d’imprimés papier éphémères, et surtout leur expédition (bien souvent par avion ou transport export) représente un impact carbone encore plus important pour les établissements de l’étranger – certains fabricants ont même fait le choix de ne plus imprimer ces documents pour ne promouvoir leurs produits que par voie dématérialisée.

Les catalogues numériques offrent des fonctionnalités de recherche diverses pour répondre aux habitudes de chacun :

  • Des catalogues feuilletables permettent de reproduire à l’identique les habitudes de recherches sur un catalogue imprimé
  • des moteurs de recherches par intitulés de produit, par mots clés ou référence ;
  • des menus déroulant permettent de catégoriser ses recherches pour identifier des outils de façon exhaustive ;
  • des « facettes » : des filtres qui permettent d’affiner des recherches de façon agile – parfois combinées avec les recherches par intitulés, elles représentent certainement les outils les plus complets

De nombreux sites Web sont à la disposition des enseignants pour consulter les catalogues pour chaque fabricant, éditeur, distributeur… Et il semble important dans un processus de dématérialisation maîtrisé de proposer aux enseignants un environnement harmonisé pour tous les produits dont ils ont besoin : manuels scolaires, livres, fournitures, matériels didactiques divers, manuels numériques, …

2° Dématérialisation de la communication

La définition d’un système pyramidal simple mais précisément défini permet de donner à chaque acteur de la chaîne les accès et outils qui l’aideront dans ses missions : demandeur, contrôleur, validateur des engagements financiers, payeur, superviseur.

Des accès spécifiques à chaque acteur doivent ensuite permettre la traçabilité de l’ensemble du processus. Complétés d’outils de notifications aux moments charnières du processus de commande, ils permettent de faire progresser un processus de commande de façon fluide, sans nécessiter de sur-communication, les informations parvenant à leur destinataire toujours au moment idoine. Il devient ainsi parfaitement simple de confirmer les avancées des demandes, de ne relancer que les retardataires, ou de se transmettre des demandes d’une équipe à l’autre.

A chaque étape l’enregistrement de données de façon dématérialisée permet de suivre en temps réel les progrès de ce processus de plusieurs semaines : paniers, devis en format pdf, détails de commandes article par article, listes de colisage, etc. et de partager entre tous les acteurs les informations dont ils ont besoin.

Pour le ou les superviseur (s)du processus, la dématérialisation doit garantir avec peu d’effort la tenue des délais impartis – condition essentielle pour qu’ensuite le traitement et la livraison des commandes soient exécutées correctement.

Pour les contrôleurs budgétaires la dématérialisation doit permettre un suivi rigoureux en temps réel des prises d’engagements financiers, des décaissements réalisés et à venir, à l’aide de tableaux de bord ad hoc.

Enfin, cette définition fine des accès et moyens d’actions de chaque acteur aura pour conséquence la sécurisation totale de l’ensemble du processus : chacun étant établi dans ses fonctions et droits, c’est la garantie que seuls les personnels habilités exécutent des actions – en particulier valident des engagements financiers.

3° Facturation

L’émission de factures dématérialisées rend elle aussi simple la validation des paiements et leur suivi.

L’émission de factures en format numérique (pdf) permet d’éviter la multiplication de documents papiers, d’archiver aisément, de ré-éditer autant que nécessaire, et bien entendu de réduire les délais et aléas de réceptions par voie postale depuis l’étranger.

Un mot sur la facturation Chorus :

L’ordonnance du 26 juin 2014, relative au développement de la facturation électronique prévoit une obligation de dématérialisation des factures des fournisseurs de la sphère publique (Etat, collectivités territoriales et organismes publics) avec mise à disposition par l’Etat d’une plateforme partagée.

Les administrations et les grandes entreprises sont concernées par cette obligation dès le 1er janvier 2017.

Progressivement, et jusqu’en 2020, toutes les factures émises par les fournisseurs vers la sphère publique devront être ainsi dématérialisées.

Déjà mis en œuvre dans plusieurs pays européens, la dématérialisation permet des gains mutuels pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges. La démarche de dématérialisation des factures peut aussi constituer un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics), ainsi qu’un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image et notoriété).

Lien vers l’article officiel : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/marches-publics-facture-electronique

Ainsi bien plus qu’un effet de mode ou de vernis environnemental, la dématérialisation des processus de commandes recèle un véritable enjeu d’efficience au sein d’un établissement scolaire.

Pour répondre à cet enjeu dans votre établissement, et réfléchir à une mise en place d’un processus dématérialisé simple et efficient, vous pouvez nous contacter !

 

Interview d’Aurélie Afflard, conseillère numérique – réseau AFLEC

Présentation Aurélie Afflard :

Je suis conseillère numérique du réseau AFLEC, réseau de 6 établissements dont trois établissements qui se trouvent aux Emirats Arabe Unis et trois au Liban.

Je m’occupe de toute la partie numérique, pour développer des usages du numérique dans ces établissements.

Le réseau AFLEC est une association qui date de 2003, c’est un groupe de personnes qui a créé des écoles au Liban puis aux Emirats Arabe Unis.

Nous avons des sponsors et l’association est gérée par un comité de gestion. Actuellement nous sommes 6 écoles homologuées AEFE qui suivons les programmes français, de la maternelle jusqu’à la Terminale dans pratiquement tous les établissements.

Quelles sont les raisons qui mènent un établissement comme le vôtre à faire le choix du « tout numérique » ? Quels étaient les enjeux pédagogiques ?

 C’est vraiment le réseau AFLEC qui est, et était avant-gardiste puisqu’il s’est positionné sur le numérique avant même que les programmes en France intègrent de manière officielle une composante numérique. C’était surtout une politique de performance qui visait à développer des usages collaboratifs, à être à la pointe de l’éducation et d’un enseignement nouveau.

Ensuite avec la généralisation des manuels numériques lorsque les programmes 2016 sont parus, notre expérience nous a permis d’avoir un ou deux ans d’avance sur d’autres établissements.

Nous formons à la fois les enseignants et nos élèves au numérique : c’est l’avenir et plus tôt ils sont formés, mieux ils seront intégrés dans la société.

 

Vous menez un projet numérique depuis plusieurs années… Quels sont les retours de cette expérience ?

Dans nos écoles, nous sommes « classes connectées » du CM1 jusqu’à la Terminale donc pour chaque niveau de classe nous avons des manuels numériques.

Le premier retour, c’est qu’effectivement ça allège les cartables, c’est un point très positif !

L’autre avantage est que le manuel est accessible partout, avec ou sans connexion Internet.

Il y a deux versions de manuels numériques :

  • une version « type PDF », est moins intéressante à mon sens
  • et une version enrichie avec des vidéos, des liens Internet, des exercices différenciés : voilà pour moi le plus intéressant !

Les seuls retours négatifs ont surgi lors de la mise en place et déploiement : nous sommes un établissement où il y a énormément d’élèves et c’est donc un peu compliqué !  Mais ensuite nous n’avons eu que peu de retours négatifs, au contraire.

Il faut surtout bien peser l’utilisation qu’on souhaite faire de ces outils, et ce que les enseignants attendent d’un livre numérique. A mes yeux il n’y a que peu d’intérêt à passer aux versions numériques si ce n’est que pour réduire le poids des livres, ou leurs coûts.

Pour les élèves, c’est très motivant à partir du moment où ils travaillent sur Ipad…

Même lorsqu’ils sont confrontés à de légers bugs (lors desquels ils n’avaient parfois plus accès aux manuels pendant quelques jours), ils semblent très contents d’utiliser les livres numériques.

Les parents eux ont beaucoup apprécié le fait que les cartables soient plus légers ! On apprécie aussi le fait d’avoir tout, partout dans le monde puisqu’on est tout de même à l’étranger : nous avons des enfants qui voyagent beaucoup et qui emportent juste un Ipad avec la totalité des manuels.

Comment avez-vous construit votre projet numérique ?  Pourriez-vous nous en retracer les grandes étapes ?

Au début du projet numérique, il y a eu une phase de concertation avec tous les enseignants et la direction de l’établissement. Tout a été discuté, et nous avons pris des décisions ensemble sur la pertinence du projet. Ce n’est qu’après cette phase de concertation que nous en avons parlé aux parents d’élèves.

Nous avons alors recueilli leurs questionnements et leur avons expliqué en détail le projet, ses différentes phases et les plus-value pour les élèves.

Ensuite un responsable en charge du développement s’est chargé de la mise en place du projet (Monsieur Stéphane Guérault à l’origine, à qui j’ai succédé.)

Notre rôle a été d’orienter les enseignants, (et les parents aussi) vers de nouvelles pratiques puisque l’enseignement en lui-même change dans la classe avec le numérique. Il a fallu former toutes les équipes, c’est cette phase qui a été la plus longue.

Ensuite parvenus aux choix des manuels, nous définissons ensemble six mois avant les commandes les méthodes qui semblent intéressantes. Nous demandons aux enseignants d’essayer et de tester ces manuels.

L’un des enjeux est alors d’identifier les outils qui proposent de réelles plus-values de l’utilisation du numérique et pas seulement une copie PDF.

Certains choix sont aussi influencés par la technique – par exemple la qualité du WIFI dans l’établissement, nous poussentvers des versions qui se téléchargent « offline ».

Nous avons remarqué qu’au fur à mesure, les enseignants choisissent chaque année et changent de manuels chaque année ! Il me semble que plus on rentre dans le numérique, plus on a envie d’avoir des versions enrichies et plus on a envie de sélectionner les manuels pour qu’ils apportent une réelle plus-value aux élèves.

Comment avez-vous géré les difficultés rencontrées par les enseignants qui utilisaient les manuels papiers auparavant ?

Nous avons mené de grandes sessions de formation, car nous sommes tous différents dans nos pratiques numériques. La génération 80-90, née avec le numérique, est plutôt à l’aise avec les Ipad ou téléphone portable. Avec les générations précédentes c’est plus hétéroclite : certains sont très avancés, et d’autres n’ont pas envie d’en entendre parler.

Nous avons mis en place des formations très variées, depuis la première prise en main des tablettes, l’ouverture d’une application, ou la connexion à un outil… et les formations continuent encore aujourd’hui. Comme nous sommes à l’étranger, nous avons énormément de mouvements, les nouveaux arrivants reçoivent une formation initiale puis vont pouvoir se former tout au long de l’année.

Comment pensez-vous que ce projet évoluera dans les années à venir ?

Nous assisterons peut-être à un ralentissement de l’engouement de certains professeurs, qui ont essayé les manuels numériques et pourraient finalement changer d’avis en ne trouvant pas les plus-values qu’ils attendaient.

Mais il faut reconnaître que les éditeurs améliorent leurs offres et redonnent goût à ces enseignants d’utiliser le numérique.

Avec l’arrivée de la réalité augmentée, le numérique permettra sans doute encore de nouveaux usages qu’on ne fait que découvrir.

Pour moi, nous irons encore vers une utilisation plus réfléchie, plus enrichie qu’il y a quelques années !

Un mot sur votre collaboration avec LDE ?

C’est très positif surtout que LDE regroupe vraiment l’ensemble des offres des éditeurs.

Vous enrichissez même votre catalogue chaque fois qu’on vous le demande, et c’est très positif parce qu’on n’est pas obligé d’aller sur d’autre plateformes.

Vous avez toujours été très réactifs, par exemple, quand j’ai demandé des nouvelles versions de certains manuels.

Je suis très contente et satisfaite de notre collaboration.

Propos recueillis le 17 avril 2018